Kort overzicht
GoBD staat voor “Beginselen voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, registers en documenten in elektronische vorm, en voor de toegang tot gegevens”. Deze gelden voor alle soorten ondernemingen, alsook voor zelfstandigen en freelancers.
De GoBD bepaalt welke regels in acht moeten worden genomen bij het opstellen van de (elektronische) boekhouding en de opslag, alsook voor het waarborgen van de noodzakelijke toegang tot de gegevens door de belastingautoriteiten.
Als onderdeel van onze GoBD Quick Check, ontvangt u een zinvolle en objectieve beoordeling van uw processen. Er wordt nagegaan of uw bedrijf voldoet aan de vereisten voor gegevensopslag en -archivering, dan wel op welke gebieden in de organisatie daartoe wijzigingen moeten worden aangebracht.
Als gevolg daarvan ontvangt u proceduredocumentatie, die op verzoek ook ter beschikking van de belastingcontroleur moet worden gesteld. Hierin worden alle procedures, resultaten en betrokken personen beschreven voor alle processen waarbij belastingrelevante gegevens worden gegenereerd, ontvangen, verwerkt en opgeslagen. Voor zover de financiële boekhouding in ons kantoor wordt voorbereid, wordt de voorbereiding van de wettelijk vereiste proceduredocumentatie beperkt tot de registratie en beschrijving van de door u gebruikte pre-systemen en verantwoordelijkheden.
Een selectie van onze diensten in een oogopslag
Staat uw verzoek er niet bij? Geen probleem, want ons dienstenaanbod omvat tal van andere punten en gebieden. Contacteer ons met uw verzoek en wij zullen zeker uw individuele oplossing vinden.
Vervangend scannen
Het archiveren en opslaan van papieren documenten in documentenmappen om te voldoen aan de wettelijke opslagverplichtingen was tot nu toe de regel voor ondernemingen en zelfstandigen. Aangezien tegelijkertijd de wens bestaat dat kwitanties gemakkelijk kunnen worden teruggevonden en beschikbaar zijn, worden kwitanties daartoe vaak reeds gedigitaliseerd of zijn zij als zodanig reeds in digitale vorm beschikbaar. Het proces naar een veilige archivering of een interface met de belastingadviseur is echter vaak niet voldoende gedefinieerd. Ondanks de digitale beschikbaarheid van het beeld van de originele kwitanties, blijven de kwitantiemappen zich dus opstapelen. Dit kost ruimte die vaak beter kan worden gebruikt. Door de zogenaamde “superseding scanning” worden de gescande bonnen de originele bonnen en hoeven de papieren bonnen niet langer te worden bewaard.
Voorwaarde voor vervangend scannen is een individuele proceduredocumentatie waarin de werk- en scanprocessen worden omschreven en vastgelegd, vanaf de ontvangst tot en met het scannen en de vernietiging van het papieren document. Bovendien is geschikte archiveringssoftware vereist met een audit-proof archief voor de onveranderlijke opslag van de ontvangstbewijzen.
